Stressige Phasen leichter überwinden
Urlaubszeit. Gerade waren noch Pfingstferien. Doch da, da stehen sie schon in Startposition, die Sommerferien. In Hessen bereits zum 25.07., in Bayern erst zum 01.08., beginnt für viele Arbeitnehmer wieder die Vertretungsphase. Allerdings nicht nur Urlaubszeiten, sondern auch plötzlich erhöhter Arbeitsaufwand z. B. durch Krankheit, knappe Deadlines bei Projekten oder der Neukunde, für den man noch keinen neuen Sachbearbeiter eingestellt hat, steigern unser Stresslevel enorm. Viele von uns kämpfen sich durch den Stress, sind danach jedoch völlig ausgelaugt und benötigen erstmal selbst Urlaub.
Wie können wir also stressige Episoden leichter überwinden?Behalten Sie den Überblick.
Viele Aufgaben wirken oftmals unüberwindbar, ja allein der Gedanke an diese Arbeit bewirkt bei uns schon Panik – wir bauen uns „Berge auf“. Damit das gar nicht erst geschieht, müssen wir den Überblick behalten. Schreiben Sie sich am besten alles auf, was erledigt werden muss – gerne auch mit Unterpunkten der „gefürchteten“ Aufgabe. Somit behalten Sie nicht nur alles im Blick, nein, Sie können den Berg an Aufgaben (oder die Aufgabe) auch in Einzelteile herunterbrechen – geteilt wirkt das ganze gleich weniger erdrückend und löst keinen Stress mehr aus.
Motivieren Sie sich – oder kennen Sie zumindest Ihre eigene Motivation.
Wie halten Sie sich motiviert? Wie ziehen Sie in anderen Lebensbereichen manche „unliebsame“ oder anstrengende Tätigkeit durch? Gibt es einen Weg diese Motivation, diesen Antrieb auch auf die aktuelle stressige Arbeitsphase zu lenken? Wenn nicht, schaffen Sie sich Motivation. Sie fragen sich, wie? Z.B. in dem Sie sich ein Belohnungssystem schaffen. Für stressige Lernphasen bekam ich mal den Tipp mir für jedes Kapitel zwei Gummibärchen zurecht zu legen – die hielten mein Gehirn mit dem kurzen Zuckerschub auf trab und mich motiviert. Mache ich heute noch so – jedenfalls finden sich in meiner Schreibtischschublade oft Gummibärchen – zur kurzfristigen Motivation.
Pausen und Entspannung.
Sind immer wichtig, in stressigen Zeiten noch mehr. Kennen Sie einen Stressraucher? Bis auf das Rauchen eigentlich eine gute Angewohnheit – die gehen nämlich zum Rauchen (durchatmen) in stressigen Phasen besonders oft vor die Tür und sorgen somit für ein kurzes Runterkommen und Abstand gewinnen. Entspannung ist zwar was anderes, aber viele von uns machen in stressigen Phasen nicht mal ihre Mittagspause und das ist pures Gift für unsere Körper. Planen Sie regelmäßige Pausen ein – meditieren Sie, wenn möglich sogar mal. Versuchen Sie abzuschalten und nehmen sich, jetzt mehr denn je, Zeit für Ruhe und Entspannung. Sie werden direkt motivierter und frischer den Aufgabenberg erklimmen.
Und wenn das alles nichts hilft, weil Sie ein kleiner Perfektionist sind, dann hilft Ihnen möglicherweise Umdenken und Nutzung des Pareto Prinzips. Haben Sie sicherlich schon mal gehört, eventuell als 80-zu-20-Regel bezeichnet.
Dieses Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit nur 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Für die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötige man jedoch mit den restlichen 80% Gesamtaufwand quantitativ die meiste Arbeit. Perfektionisten, also Menschen, die immer alles zu 100% machen, könnte man somit also als ineffektiv bezeichnen.
Wenn man das ganze im Zeitmanagement anwendet, können wir also in 20% unserer Arbeitszeit 80% unserer Aufgaben schaffen – mit gut gesetzten Prioritäten lässt sich das einfach in die Tat umsetzen. Wichtig, um mit dem Pareto Prinzip Erfolg zu haben ist, dass man den Kern der Aufgaben erledigt, bevor man an die Optimierung geht. Gehen wir mal davon aus, wir müssen eine Präsentation erstellen. Hier sollten wir also zuerst an den Kern des Ganzen gehen: die wichtigsten Inhalte. Anschließend sollten Grafiken und Bilder entsprechend eingefügt werden. Die Feinheiten, wie das die Überschrift langsam von rechts nach links ins Bild schwebt oder die exakte sekundengenaue Abstimmung der Einblendung der nächsten Inhalte, machen die Präsentation zwar perfekt, aber notwendig – gerade in stressigen Zeiten, ist dies eher nicht.
Eine Ausrede für unsauber ausgeführte Arbeiten ist das Pareto Prinzip aber nicht – auch wenn Sie den Fokus auf den Hauptteil legen, sollten Sie dennoch den Rest nicht vernachlässigen. Ordentlich du vollständig sollten die Ergebnisse nämlich sein – zwischen nicht alles perfekt erledigt, aber dennoch zufriedenstellend bearbeitet und fehlerhaften bzw. gar nicht erledigen einer Aufgabe gibt es nämlich einen großen Unterschied.
Für eine erfolgreiche Anwendung des Prinzips, können wir uns also folgendes merken:
- Keine Zeit mit Futzelarbeiten oder unwichtigen Details verbringen
- Fokussierung der wichtigen, notwendigen Dinge
- Aufgaben Priorisierung mit Fokus auf den Aufgaben, die sich schnell und effizient erledigen lassen
- Delegation an Kollegen von anderen Aufgaben, die nicht zwangsläufig von einem selbst erledigt werden müssen.