Die Dos and Don’ts der Reisekosten(abrechnung)
Waren Sie schon mal auf Dienstreise oder rechnen diese sogar selbst für Ihre Kollegen ab? Sind Sie im Außendienst tätig und sich nicht immer sicher, wie Sie Ihre Reisekosten einreichen sollten? Erstellen Sie vielleicht gerade selbst die Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen und benötigen ein paar Tipps?
Im Laufe unserer Tätigkeit haben wir schon viele Dos and Don'ts kennengelernt, einige davon gibt es nun im Folgenden zu lesen.
Sollte eigentlich logisch sein, doch wer kennt es nicht? Die Taschen sind voll mit, teilweise zerknüllten, Belegen – teils privater Natur – doch, Achtung! Da hat sich doch der ein oder andere Parkbeleg oder sogar Bewirtungsbeleg dazwischen geschlichen und landet beim Ausmisten im Müll. Das ist kein Weltuntergang, macht die Erstattung für Ihr Unternehmen allerdings doch etwas komplizierter – denn die erste Regel der Buchhaltung ist nun mal „Keine Buchung ohne Beleg“. Eigenbelege sind möglich, eine Erstattung ohne Steuer auch – allerdings, die Häufigkeit ist das, was einem Steuerprüfer ins Auge fällt. Gibt es oft Erstattungen von Kosten ohne korrekte Belege, steht ein Vorwurf des Betrugs schneller im Raum als erwartet.
DO follow your internal Guidelines
Dinge, die selbstverständlich sein sollten, es aber leider oft nicht sind. Kennen Sie die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens? Nein? Sollten Sie sich vor der nächsten Reise dringend ansehen.
Hier stehen oft Höchstgrenzen für Hotelübernachtungen, Klassenbeschränkungen für Zug und Flug oder sogar die Beschränkungen für Bewirtungseinladungen von Kunden oder Kollegen vermerkt. Diese sind für Reisekosten essenziell, denn, wenn eine Bewirtungseinladung über der vom Unternehmen festgelegten Beträge liegt, ist in manchen Fällen eine Erstattung gar nicht erst möglich. Viele Firmen sind zwar recht kulant und erstatten den Betrag dann bis zur genehmigten Höhe, allerdings müssen eventuelle Mehrkosten vom Reisenden selbst getragen werden und, wer möchte das schon?
DON’T invite your spouse
Ja – natürlich, hier gibt es Ausnahmen: Entsendungen z. B. – oft darf der Ehepartner hier teilnehmen bzw. nachreisen. Auch bei Reisen von Geschäftsführern oder anderen höheren, leitenden Positionen darf oft der Partner, auch auf Firmenkosten, mitreisen. Hier muss man allerdings beachten, dass nur der Teil für den Angestellten auch steuerfrei über die Reisekosten erstattbar ist.
Für alle anderen gilt: Geschäftsreisen sind keine privaten Freizeitveranstaltungen und bedürfen demnach auch der entsprechenden Vorgehensweise. Das Steuerrecht sieht zudem auch keine Verbindung von privaten und geschäftlichen Reisen vor. Hier gibt es einige Punkte zu beachten, die besonders im Bereich der Abrechnung, Fallstricke bilden können.
DO use folders to collect your receipts
Der wohl wahrlich beste Rat. Wenn Sie im Laufe der Reisetätigkeit viele Belege ansammeln, ist es immer sinnvoll diese in einer Mappe aufzubewahren. So geht keiner verloren, die Belege behalten ihre ursprüngliche Lesbarkeit (keine Knicke, Kaffeeflecken, Ausbleichen der Schrift) und Sie haben alles an einem Ort, vergessen also bei der Einreichung der Spesen keinen Beleg – d.h. keine Nachreichung weiterer Belege noch Monate später.
DON’T use your privat adress
Bei Kleinstbeträgen, z. B. der Arbeitsmaterialbestellung über Amazon, eigentlich kein Problem. Aber sobald es an Beträge über 250 € geht, wird es wieder kritisch.
Das Steuergesetz sieht vor, dass alle Belege über 250 € auf Firmenadresse ausgestellt werden, um sie überhaupt als Betriebsausgabe geltend machen zu können. Am besten also direkt angewöhnen, alles was mit der Firma und Dienstreisen zu tun hat auf Firmenanschrift ausstellen zu lassen. Dann funktioniert’s auch mit Ihrem Reisekostensachbearbeiter - und der Erstattung.
DO attach all needed informations
Bewirtungsbeleg? Bewirtete Personen, Bewirtungsgrund – nein, „Lunch“ reicht nicht aus! – Firma der bewirtenden Personen. Geschenke? Beschenkte Person, Grund der Schenkung, Firmenangabe.
Kilometerabrechnung mit dem privaten KFZ? Streckenangabe, Start und Ziel!
Oder ganz einfach, wirklich generell notwendig, An- und Abreisedatum, so wie Start- und Zielort Ihrer Reise. Wieso? Anhand dessen wird die Verpflegungspauschale berechnet, ohne diese Angaben liegt theoretisch keine Reise vor – also auch keine Erstattung der Reisekosten.
DON’T be late submitting your expenses
Auch das gilt es zu beachten. Sie wollen, dass Ihre Spesen zeitnah ausbezahlt werden, also sollten Sie diese auch zeitnah einreichen. Zeitnah, das bedeutet für viele etwas anderes – allerdings sollte es für Sie ASAP (as soon as possible) nach Beendigung Ihrer Reisetätigkeit sein. Einige Unternehmen haben hierfür sogar spezielle Richtlinien, z. B. dass eine Erstattung nur noch bis zu 1 Monat nach Reiseende möglich ist – danach bleiben Sie als Reisender auf den Kosten sitzen. Es lohnt sich also, die Unterlagen und Kosten zügig einzureichen.
Wir könnten diesen Beitrag auch „How to make your Travelexpense-Team happy“ nennen, aber es geht hier ja auch um die Zufriedenheit als Reisender: Wenn Belege entsprechend eingereicht werden, ist eine Erstattung dieser wesentlich schneller erledigt, als wenn man fehlende Unterlagen, Freigaben (für Ausnahmen) oder fehlende Infos noch nachhalten muss.
Schwierigkeiten mit der Reisekostenabrechnung Ihrer Kollegen? Auf der Suche, nach einem Team, dass auch bei oft auftretenden DON’TS nicht die Geduld verliert? Unsicher, wie Sie Reiserichtlinien erstellen und durchsetzen können? Sprechen Sie uns an, wir machen Ihnen ein individuelles Angebot.