OCR Erkennung und Ihre Probleme - warum der Sachbearbeiter nicht ersetzt werden kann
Im Zuge der Digitalisierung haben Sie sicherlich auch schon mal über die Vorteile einer OCR-Erkennung innerhalb Ihrer Reisekostenabrechnungen, oder zumindest innerhalb Ihres Rechnungswesens nachgedacht.
OCR bietet eine schnelle, komfortable Lösung, wenn es darum geht Rechnungen in die Buchhaltung einzulesen. Allerdings ist diese automatisierte Rechnungserkennung nicht ganz fehlerfrei.
Wir möchten heute mit Missverständnissen im Zusammenhang der OCR Erkennung aufräumen und Ihnen nahelegen, weshalb Sie auf gar keinen Fall auf einen geschulten Sachbearbeiter und somit auf eine korrekte Nachbereitung der eingelesenen Belege verzichten sollten.
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OCR ist fehlerfrei und benötigt keine weitere Prüfung.
Falsch! Sobald sich eine gescannte Rechnung von bereits erhaltenen und eingelesenen abweicht, zum Beispiel bei einem über den Schriftsatz platzierten Eingangsstempel oder durch leichte Verschmutzungen, sogar bei der Veränderung eines Layouts durch eine neue CI, ist diese für den Scanner nicht mehr einwandfrei lesbar und es entstehen Fehler, die korrigiert werden müssen. -
Die Fehlerkorrektur ist eine geistlose Aufgabe.
Selbst wenn eine sehr gute OCR Software verwendet wird, ist OCR immer noch ein sehr komplexer Prozess und benötigt zwingende Nachbearbeitung. Viele Unternehmen mutmaßen, dass diese von Aushilfskräften oder Praktikanten erledigt werden kann – vergessen hier jedoch, dass OCR-Programme in einem stetigen Lernprozess arbeiten und die Eingaben innerhalb der Nachbearbeitung entscheidend für eine spätere, weitestgehend automatisierte, korrekte Verbuchung sind. -
OCR ersetzt früher oder später den Mitarbeiter.
Mitnichten! Handschriftliche Ergänzungen, gerade im Bereich der Reisekosten, können durch OCR nicht erfasst werden.
Seiten mit mehreren Belegen können ebenfalls nicht erfasst werden – dies ist gerade im Bereich der Reisekostenabrechnung auch oft der Fall -> d.h. im Umkehrschluss, dass alle Belege einzeln gescannt werden müssten. Haben Sie schon mal 50 Parkbelege einzeln eingescannt?
Alle Dokumente müssen immer in einem einwandfreien Zustand sein, da diese sonst nicht lesbar sind. In Zeiten von Thermobelegen ist dies gerade in unserem Tätigkeitsbereich schier unmöglich – viele Reisenden reichen Ihre Belege mit einer Schubkastenlösung ein, hier sind die Thermobelege oft unleserlich oder stark verknittert/verwittert durch die falsche Lagerung. Kein OCR Scanner kann diese Belege korrekt erfassen.