PRODUKTIVITÄTSKILLER IM (HOME)OFFICE
Nur kurz noch Kaffee holen? Klar, Koffein ist super. Wenn da nur in der Küche nicht die Spülmaschine blinken würde, kurz ausräumen, dann geht’s weiter. Aus der Küche raus, am Wohnzimmer vorbei, der Wäscheberg, den man am Abend vorher noch zusammenlegen wollte. Kurz erledigen, dann geht’s weiter. Beim Wäsche einräumen dann die Erkenntnis, das Bett ist noch nicht gemacht, die Wohnung nicht gesaugt und die Pflanzen müsste man auch mal wieder gießen, lassen die doch schon seit Tagen die Köpfe hängen. Aber, eigentlich müsste man ja mal was arbeiten.
Kommt Ihnen bekannt vor? Wir stellen vor: Produktivitätskiller im (Home)Office!
Multitasking.
Schon gewusst, unser Gehirn benötigt im Durschnitt 23 Minuten Wiedereinarbeitungszeit, wenn die Aufgabengebiete wechseln? 23 MINUTEN! In der Zeit habe ich bereits zwei Kaffee getrunken, die Wäsche zusammengelegt und möglicherweise doch noch gesaugt. Um am effektivsten zu arbeiten, sollte man immer eine Sache abschließen bevor man die nächste Aufgabe beginnt – und natürlich bei dieser Aufgabe bleiben.
Pop-Ups.
Ob E-Mails, TEAMS-Nachrichten oder andere. Sobald das kleine Fenster am rechten Bildschirmrand aufpoppt, lesen wir es. Die aktuelle Tätigkeit? Hinfällig. Zumindest kurzzeitig. War man noch mitten in der Belegprüfung oder im Tippen einer Mail an Kunden, unser Gehirn schweift ab. Und da sind sie wieder, die Minuten die wir zur Einfindung benötigen. Quick-Fix: Benachrichtigungen abschalten oder zumindest nur für wirklich Wichtiges (z. B. über Schlagworte in Mails) aktivieren.
Meetings.
Keiner will es wahrhaben, alle wissen es. Wie produktiv war Ihr letztes Meeting denn wirklich? Haben Sie nicht eher vor sich hin gegrübelt, was Sie am Abend essen möchten oder wie viel „richtige“ Arbeit Sie hätten erledigen können? Meetings sind oft nur für einen Bruchteil ihrer eigentlichen Zeit produktiv. Und wenn ein Meeting dann kurz vor dem Ende steht, fällt einer Kollegin dann doch sicherlich noch eine weitere Frage ein, die für alle eigentlich völlig irrelevant ist, jedoch sofort geklärt werden muss.
Unpassender Arbeitsplatz
Oder sogar gar keiner. Zu Beginn des Homeoffices saßen wir vermutlich alle mal am Küchentisch, wer hat denn schon auf Anhieb ein komplett eingerichtetes Büro zu Hause? Die wenigsten.
Als unpassenden Arbeitsplatz kann man aber auch schon den Schreibtisch im Office bezeichnen, wenn dieser zum Beispiel zu klein, zu unorganisiert oder im falschen Winkel zum Fenster platziert wurde. Sobald ein störender Faktor im Raum steht, fühlt man sich unwohl und das wirkt sich auch merklich auf die Produktivität aus.
Soziale Medien.
Ja, wir wissen schon, wo wir unsere Blogbeiträge posten. Hier geht es auch nicht direkt um soziale Medien in Bezug auf geschäftliche Kontakte, sondern um privates Social Media.
Facebook, TikTok, Instagram – selbst WhatsApp killen Ihre Produktivität. Das süße Katzenvideo, dass gerade die Freundin geschickt hat oder das lustige Meme vom Kollegen nebenan. Wie schnell finden Sie sich wieder in Ihrer Arbeit ein, nachdem Sie auf Instagram „nur kurz“ geguckt haben? Mal ehrlich, haben Sie sich nicht selbst schon das ein oder andere Mal dabei erwischt, wie Sie vom Bildschirm auf Ihr Handy abschweiften und lieber mit dem Bekannten über nächsten Freitag philosophieren, anstatt sich mit der geöffneten Excel-Tabelle zu beschäftigen?
Telefon.
Natürlich, die telefonische Erreichbarkeit in Bürojobs ist und bleibt unabdingbar. Aber wie oft wurde aus einem Telefonat, dass in 2 Minuten hätte erledigt sein können, ein Gespräch von über 30? Mal ganz zu schweigen davon, wenn alle 10 Minuten das Telefon klingelt. Wir betreuen mehrere Kunden – da kommt es oft vor, dass man den einen im System XY bearbeitet und ein anderer, auf dem System XYZ implementiert mit einer Frage telefonisch dazwischenfunkt. Passiert das einmal – kein Problem – das „Umswitchen“ liegt uns berufstechnisch im Blut, bei ständig klingelndem Telefon ist das allerdings dennoch eher unproduktiv.
Langsames Internet oder langsame Systeme.
Ja, hier seid ihr angesprochen liebe Provider! Langsames Internet ist einfach anstrengend. Jeder Klick wird zur Qual, jede Arbeit dauert 3-mal so lange. Bei langsamen, veralteten Systemen das Gleiche. Haben Sie schon mal mit einem System gearbeitet, dass eine Ladezeit von 5 Minuten nach jeder Aktion hatte? Ja? Dann wissen Sie genau, wovon wir sprechen. Niemand möchte im Jahr 2022 noch mit dem Office Paket von ’96 arbeiten, da könnten wir auch gleich unseren Commodore aus dem Keller holen.
Fehlende Struktur.
Alle chaos-verteidigenden-strukturlosen Kollegen sollten bitte mal kurz weghören. Wir wissen, dass Sie ihr Chaos lieben. Für alle, die damit nicht zurechtkommen: legen Sie sich eine To-Do-Liste zu. Sortierern Sie den Arbeitsalltag, planen Sie Pausen ein, sortieren morgens Ihr Gehirn und damit die Arbeit. Ohne Struktur können Sie diese zwar auch nicht verlieren, haben aber auch keine. Wer nicht weiß, was über den Tag hinweg die höchste Priorität hat oder was noch alles erledigt werden muss, verliert schnell den Überblick oder sogar den kompletten Fokus.
Übrigens, geschrieben wurde dieser Artikel im Homeoffice, wie produktiv das war, müssen Sie allerdings selbst beurteilen.