Der Hürdenlauf der Systemimplementierung
Um einen Systemumzug bzw. eine Systemimplementierung erfolgreich durchführen zu können, muss man leider oft einige Hürden nehmen. Meistens werden diese im Vorfeld gar nicht bedacht und tauchen dann im Laufe des Umzuges erst auf und werden zum ausgewachsenen Problem.
Die erste Hürde - das richtige System finden
Klingt einfacher, als es wirklich ist. Je nach Größe des Unternehmens, dem Wunsch nach spezifischen Apps fürs Smartphone, verschiedener Reports und Schnittstellen mit der Booking-Engine von Reisetools oder direkt mit dem Zielbuchhaltungssystem – all das muss beachtet und bewertet werden. Dann ist da noch das Budget und die Reiseabrechnungsarten, da einige Systeme können z. B. keine Monatsabrechnungen darstellen können.
Und nicht zu vergessen, welches Recht wird angewandt? Bayerisches Reisekostenrecht? Bundesreisekostenrecht oder doch, ganz regulär, das Steuerrecht? Oftmals sind genau diese Punkte das K.o.-Kriterium für einige mögliche Zielsysteme, da nicht jedes System auch alle Steuerrechte abbilden kann.
Je nach einzelner Gewichtung der verschiedenen Systemanforderungen kann final ein entsprechendes System gewählt werden, wodurch der Grundstein für einen erfolgreichen Systemumzug/Systemimplementierung gelegt wäre.
Die zweite Hürde – die Festlegung des Workflows
Sollen die Abrechnungen bereits vom Reisenden erfasst oder doch lieber direkt vom Sachbearbeiter des Dienstleisters? Gibt es Einspielungen von Kreditkarten, Booking-Engines oder Fahrtenbüchern? Benötigt man im Nachgang der Abrechnung eine Archivierung aller Belege, werden überhaupt Belege gescannt und hochgeladen oder erfolgt eine Abwicklung über Papierbelege?
Wie elektronisch soll die ganze Abwicklung der Reisekosten erfolgen? Gibt es eine Direktauszahlung über den Dienstleister oder findet diese über die Buchhaltung, ggf. ebenfalls bei einem Dienstleister, statt? Welche Genehmigungsworkflows sind angedacht? Erfassung der Reise, Prüfung über den Vorgesetzten oder lieber doch die Prüfung durch den Sachbearbeiter vor der Prüfung des Vorgesetzten? Erfolgt die Prüfung über das System oder doch noch über die Papierbelege? Prüft der Sachbearbeiter auf geltendes Steuerrecht, auf die Plausibilität der Reisekosten und die internen Richtlinien?
Sie merken schon, es gibt unendlich viele Fragen im Bezug auf den Workflow. Deshalb erstmal weiter im Text:
Die dritte Hürde – die Datenaufbereitung
Um alle notwendigen Daten, z. B. Belegarten inkl. Buchungskonto, Stammdaten der Reisenden und Vorgesetzten, Kostenstellen, Kostenträger, Steuerschlüssel und Besonderheiten/Reiserichtlinien; ins Zielsystem zu übertragen, müssen diese oft entsprechend aufbereitet werden.
Manche Systeme haben hierfür eine vorgefertigte Excel-Datei, in der die Daten entsprechend eingepflegt werden können, andere wiederum haben seitenlange Beschreibungen darüber, wie die Daten aufbereitet und der entsprechenden Stelle des Zielsystems übergeben werden müssen. Gerade beim Umzug von einem bereits bestehenden System zu einem Neuen gibt es hier oft Schwierigkeiten, die erst noch behoben werden müssen (z. B. Ausgabe der Daten in einem anderen Format als für die Einspielung benötigt werden).
Oftmals scheitert ein reibungsloser Umzug daran, dass nicht alle Daten korrekt übergeben werden, eine gewissenhafte Durchsicht aller Daten ist daher unabdingbar.
Die vierte Hürde – Prüfung der Daten im Zielsystem
Da wären wir nun also, endlich alle Daten ins Zielsystem eingespielt, aber passt denn alles? Werden die gewünschten Auswertungen korrekt ausgegeben? Erfolgt die Buchung der Belegarten auf das korrekte Buchhaltungskonto oder liegt hier bei den Steuersätzen ein Fehler vor? Wurden die aktuellen Länderpauschalen und ggf. abweichende Regelungen korrekt eingespielt? All das muss noch geprüft werden. Testabrechnungen kosten Zeit, aber Fehler bei einer falschen Einspielung in der Buchhaltung korrigieren zu müssen kosten auch Zeit. Die Prüfung erfordert viel Geduld und Genauigkeit und sollte unbedingt vor Erstabrechnung der Reisen und Belege vorgenommen werden.
Haben wir alles bedacht? Sicherlich nicht. Es gibt immer, je nach Unternehmen, je nach System, je nach Anforderungen und Wünschen andere Hürden, die wir gerne mit Ihnen zusammen nehmen. In unserem alltäglichen Geschäft stellen wir uns immer wieder den Herausforderungen die eine Systemimplementierung mit sich bringt – sprechen Sie uns gerne auf individuelle Angebote an.