Onboarding Programm für neue Mitarbeiter

Essenziell oder überschätzt?

Wie würden Sie gerne in einem neuen Unternehmen begrüßt werden? Welcome-Paket, persönlicher Mentor und Einführungs-Party im Team oder doch lieber etwas klassischer, mit Führung durch das Unternehmen und Teamvorstellung – fertig? Und, wie fühlen Sie sich, wenn das Onboarding-Programm nicht Ihrer gewünschten Vorstellung entspricht? Ist Onboarding so wichtig, dass man ein ganzes Programm dafür ausarbeitet und den neuen Kollegen über Monate hinweg an die Hand nehmen muss? Oder sind das lediglich übertriebene Vorgehensweisen, die überhaupt keinen Sinn haben?

Genau das, klären wir heute. Doch zuerst: was genau steckt eigentlich hinter Onboarding?
Onboarding steht für „mit an Bord nehmen“ und ist die Kurzform des Englischen „taking on Board“ – hier soll ein neuer Mitarbeiter abgeholt und direkt integriert werden, da das – so in der Theorie – den Grundstein dafür legt, wie der Mitarbeiter sich künftig in das neue Arbeitsumfeld einfindet.
Der Gedanke dahinter ist, dass es mit anhaltendem Fachkräftemangel immer schwieriger wird Talente zu finden und auch zu halten – Unternehmen sollen so direkt beim ersten Eindruck mächtig punkten um dem neuen Kollegen ein gutes Gefühl der „richtigen Wahl des Unternehmens“ zu vermitteln.

Wie läuft Onboarding in der Theorie ab?
Onboarding beginnt bereits vor dem Eintreffen des Mitarbeiters am ersten Tag, denn: ein optimal vorbereiteter Mitarbeiter ist ein guter Mitarbeiter. Hierfür senden wir dem Kollegen alle wichtigen Informationen und Materialien (oder Arbeitskleidung) zu. Zudem sollte er eine Übersicht erhalten, wer künftige Ansprechpartner im Unternehmen sind und – am besten – wie diese aussehen. Name ohne Gesicht merkt sich oftmals nicht so leicht. Sein künftiger Arbeitsplatz sollte komplett ausgestattet sein, so wie alle Zugänge und Zugangsdaten funktionieren und bereitliegen. Zudem sollte eine Art Onboarding Fahrplan erstellt werden, um mögliches Chaos direkt im Keim zu ersticken.

Dann beginnt der erste Tag. Hier sollten alle wichtigen Infos, Dokumente und Gegenstände (wie Stechkarte, Dienstplan etc.) übergeben werden. Zudem sollte man einen Rundgang bzw. eine Vorstellungsrunde abhalten, damit – auch wenn man die Kollegen erst im Nachhinein alle richtig kennenlernt – diese den „Neuen“ bereits gesehen haben. Ein kleines Einstellungsgeschenk im Rahmen einer Begrüßungsparty ist ein Nice to Have, aber kein Must Have. Der Mentor, bevorzugt der künftige Ehemalige, sollte den neuen Kollegen die ersten Tage und Wochen „an der Hand“ nehmen und ihn im besten Fall, noch am gleichen Tag zum Lunch begleiten. Eine persönliche Ebene lässt sich somit leichter erreichen.

Während der Probezeit sollten dem neuen Mitarbeiter bereits Einführungsveranstaltungen besuchen, um das Unternehmen besser kennenzulernen. Auch das Angebot von Weiterbildungen, damit schnell klar wird, dass das Unternehmen an der Fachkraft und auch deren Erhalt ein deutliches Interesse hat. Team Events nach Feierabend oder vor Arbeitsbeginn (z.B. Team-Frühstück) sind essenziell, um dem Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit das Gefühl zu geben, so richtig dazu zu gehören.

Klingt nach einer Unmenge an Arbeit und, sind wir doch mal ehrlich. Natürlich ist es großartig, einen Mentor zu haben, den man in allen Fragen zum neuen Aufgabengebiet löchern kann oder direkt am ersten Tag eine Begrüßungsparty oder Kennenlernrunde zu feiern. Aber, wären Sie davon nicht auch so übersättigt, dass Sie am Ende des Tages froh sind, endlich zu Hause zu sein? Kann so ein „straffes“ Onboarding-Programm nicht auch in das völlige Gegenteil umschlagen? Viele sind am ersten Tag bereits überreizt, da so ein neuer Job nicht nur neue Aufgaben, sondern auch unheimlich viele Veränderungen mit sich bringt. Man kennt niemanden, die Namen innerhalb der Vorstellungsrunde kann sich aber sicher auch niemand auf Anhieb merken. Ist es für die Kollegen nur ein neuer Name, sind es für den „Neuen“ teilweise über 10 – 15, zumindest wenn nur das Team vorgestellt wird.
Eine Begrüßungsparty, eventuell auch über die reguläre Arbeitszeit hinausgehend ist sicherlich auch wirklich schön und ein netter Gedanke – nur, nicht jeder mag Partys oder gar das sehr persönliche, freundschaftliche Verhältnis zu den Kollegen. Den neuen direkt zur Weiterbildung zu schicken, kann zwar positiv aufgefasst werden, manchmal verunsichert das den ein oder anderen jedoch. Nicht jeder mag Team-Events in seiner Freizeit – sei es, weil es schwer mit dem Privatleben vereinbar ist oder gar, weil man nicht so der „Socializer“ ist.

Mein Fazit: Onboarding in einem gewissen Rahmen macht durchaus Sinn, viele Punkte sind sogar wirklich notwendig. Wie die Bereitstellung aller notwendigen Informationen und Zugangsdaten oder Übergabe der Schlüssel/Dienstpläne. Auch Vorab ist es eine schöne Idee ein kleines Paket zu erhalten in welchem alle möglichen Informationen zur Firma und dem Team sowie ggf. Infos zum Dresscode oder gar die Arbeitskleidung enthalten sind.
Zuschicken würde ich dieses jedoch nicht – eine persönliche Übergabe bei Vertragsunterzeichnung sollte hier völlig ausreichen. Wenn die Einstellung über eine Zentrale erfolgt und die Unterschrift digital erfolgt, dann reicht es auch aus, wenn das „Onboarding-Paket“ den Mitarbeiter am ersten Tag an seinem Arbeitsplatz erwartet.

Sie verfolgen in Ihrem Unternehmen ein straffes und intensives Onboarding Programm und finden deshalb keine Zeit für die Abwicklung Ihrer Reisekosten? Wir übernehmen gerne. Sprechen Sie uns an, dann unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot!